Ein natürlich klingender KI-Empfang für Veranstaltungen, der Hochzeiten, Firmenevents, private Feiern und komplexe Planungsanfragen qualifiziert.

Ein anspruchsvolles Erstgespräch für komplexe Events – bevor Ihre Planer Zeit in Details investieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Geben Sie Ihrem Eventplanungsunternehmen eine moderne KI-Event-Rezeptionistin, die natürlich klingt und mit den von Ihnen in SolaroCall konfigurierten Paketen, Planern, Koordinatoren, Veranstaltungsorten, Dienstleistern, Zeitplänen und Betriebsregeln arbeitet. Hochzeiten, Konferenzen, Produkteinführungen, Galas, private Feiern, hybride Events und die Koordination am Veranstaltungstag können jeweils unterschiedliche Informationen erfordern, bevor ein Planer die Anfrage bewerten kann. Die KI kann Eventtyp, Datum oder Zeitraum, Gästeanzahl, Ort, Status des Veranstaltungsortes, Planungsstand, bestehende Dienstleister und ausgewählte Logistik erfassen und die Anfrage dann dem passenden konfigurierten Beratungs- oder Folgeprozess zuordnen. Je vollständiger Ihre Eventdaten werden, desto präziser kann SolaroCall den Anruf organisieren, ohne Verfügbarkeiten von Veranstaltungsorten oder Dienstleistern, Vertragsbedingungen oder Eventkapazitäten zu erfinden.

Ein KI-Buchungsassistent, der das Event versteht, bevor der Planer eingeplant wird

Ein Geburtstagsdinner mit 40 Personen und eine Firmenkonferenz mit 600 Teilnehmern sollten nicht denselben generischen Aufnahmeprozess durchlaufen. SolaroCall kann Hochzeiten, Firmenevents, Konferenzen, Produkteinführungen, Galas, private Veranstaltungen und individuelle Projekte unterscheiden und dabei auch Unterstützungsgrad, Gästeanzahl, Status des Veranstaltungsortes sowie die Art des Events (eintägig, mehrtägig, vor Ort, virtuell oder hybrid) erfassen.

Veranstaltungsort, Dienstleister, Catering, AV, Transport und Gästelogistik bleiben verbunden

Die Anwendung kann die operativen Details erfassen, die eine Planungsanfrage prägen: Suche nach Veranstaltungsort oder bereits bestätigter Ort, gebuchte oder fehlende Dienstleister, Catering, Unterhaltung, Dekoration, AV, Registrierung, Transport, Barrierefreiheit, VIP-Bedarf und Status des Zeitplans. SolaroCall kann diese konfigurierten Felder nutzen, um das erste Gespräch deutlich hilfreicher zu gestalten, bevor es den zuständigen Planer oder Koordinator erreicht.

KI-Sekretariatsunterstützung ohne erfundene Verträge oder Lieferantenzusagen

Das Unternehmen steuert Planer, Koordinatoren, Event-Manager, Dienstleister- und Veranstaltungsortdaten, Beratungsverfügbarkeit und erlaubte Automatisierung. Die KI-Sekretärin kann genehmigte Leistungen erklären, ein Briefing aufnehmen und den nächsten Schritt koordinieren, behauptet aber nicht, dass ein Veranstaltungsort oder Lieferant verfügbar ist, sofern dies nicht verifiziert wurde, garantiert keine Kapazitäten ohne autoritativen Status und erfindet keine kommerziellen Bedingungen.

Bessere Eventqualifizierung kann Planerzeit schützen und die Abschlussquote erhöhen

Hochwertige Eventanfragen können erhebliche Mitarbeiterzeit beanspruchen, bevor der Umfang überhaupt klar ist. SolaroCall kann bereits beim ersten Anruf den wesentlichen Planungskontext erfassen, wiederholte Qualifizierungsarbeit reduzieren und ernsthafte Interessenten schneller zur richtigen Beratung führen – für einen reaktionsfähigeren Vertriebsprozess, während sich Planer auf laufende Events und Angebote konzentrieren.